Informativa ai dipendenti sull'uso dell'app CleanPlan
1. Titolare del trattamento
[Ragione sociale dell'impresa], [sede], [email e telefono per la privacy]. [Eventuale responsabile della protezione dei dati (DPO), se nominato.]
L'impresa usa l'app CleanPlan, fornita da [fornitore], che tratta i dati per conto dell'impresa come responsabile del trattamento (art. 28 GDPR) e non li usa per scopi propri.
2. A cosa serve l'app
A organizzare il lavoro: sapere quali interventi ti sono assegnati, dove e con quali istruzioni; documentare il lavoro svolto verso i clienti; calcolare le ore dedicate agli interventi.
3. Quali dati registra
| Dato | Quando | Chi lo vede |
|---|---|---|
| Nome, cellulare, email | alla registrazione | il titolare dell'impresa; il cliente vede solo il nome, nel rapporto dell'intervento |
| Ora di inizio e di fine di ogni intervento | quando premi “Avvia intervento” e “Chiudi intervento” | il titolare; il cliente nel rapporto dell'intervento |
| Attività spuntate | quando le spunti | il titolare; il cliente nel rapporto |
| Segnalazioni per il responsabile | se le scrivi alla chiusura | solo il titolare: il cliente non le vede |
| Nota per il cliente | se la scrivi alla chiusura | il titolare e il cliente, nel rapporto |
| Foto | quando le scatti o carichi nell'app | il titolare; il cliente nel rapporto |
| Periodi di assenza (solo le date, mai il motivo) | quando il titolare li inserisce | il titolare |
| Dispositivi collegati (tipo di browser e telefono) | all'accesso | tu e il titolare |
Cosa l'app NON fa
- Non rileva la tua posizione, né durante il lavoro né in altri momenti.
- Non registra nulla quando l'app è chiusa; non accede a contatti, microfono o altre app del telefono.
- Toglie dalle foto i dati nascosti (posizione GPS, modello del telefono) prima di salvarle.
- Non registra il motivo delle assenze.
- Il “registro attività” dell'app annota le modifiche fatte dal titolare, non il tuo lavoro.
Fotografa solo gli ambienti e il lavoro svolto, mai persone.
4. Perché e su quale base
- organizzazione del lavoro e comunicazione degli interventi: esecuzione del contratto di lavoro (art. 6.1.b GDPR);
- rendicontazione ai clienti del servizio svolto: legittimo interesse dell'impresa (art. 6.1.f) e contratti con i clienti;
- calcolo delle ore: esecuzione del contratto e obblighi di legge in materia di lavoro (art. 6.1.b e 6.1.c).
Uso a fini disciplinari: [da decidere con il consulente del lavoro: se l'impresa intende usare questi dati anche per fini connessi al rapporto di lavoro, art. 4, comma 3, L. 300/1970, deve dirlo qui in modo esplicito e conforme al Codice privacy. In caso contrario scrivere: “I dati non sono usati per valutare la tua prestazione o per procedimenti disciplinari”.]
5. Per quanto tempo
- foto: 24 mesi, poi cancellate automaticamente;
- messaggi ricevuti dall'app (promemoria): 12 mesi;
- interventi, orari e ore: [periodo scelto dall'impresa, es. durata del rapporto di lavoro più 5 anni];
- quando lasci l'impresa il tuo accesso viene disattivato subito; su richiesta, e compatibilmente con gli obblighi di conservazione, nome e contatti vengono cancellati e il tuo storico resta solo come “Ex operatore”.
6. Chi riceve i dati
Il titolare dell'impresa e le persone da lui autorizzate; i clienti, limitatamente al rapporto dell'intervento (nome, orari di inizio e fine, attività, nota per il cliente, foto; mai i tuoi contatti né le segnalazioni per il responsabile); il fornitore dell'app e i suoi fornitori tecnici (server nell'Unione europea), solo per far funzionare il servizio. [Consulente del lavoro, se riceve le ore.]
7. I tuoi diritti
Puoi chiedere all'impresa accesso, rettifica, cancellazione, limitazione dei dati e opporti ai trattamenti basati sul legittimo interesse (artt. 15–21 GDPR), scrivendo a [contatto]. Puoi proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).
Ricevuta
Io sottoscritto/a ______________________________ dichiaro di aver ricevuto e letto questa informativa.
Data ____________ Firma ______________________________